Las ventajas de elegir jardines para eventos

La elección del lugar en el que se va a desarrollar cualquier tipo de evento, ya se trate de un XV cumpleaños, una boda, una presentación de un producto o un evento empresarial, es de gran importancia para que se pueda desarrollar el mismo de la mejor manera posible, siendo una de las grandes decisiones que se deben tomar a la hora de llevar a cabo cualquiera de estas celebraciones para conseguir que el resultado sea exitoso.

El lugar a elegir es el escenario clave para poder transmitir a todos los asistentes o invitados unas u otras sensaciones, debiendo siempre decantarse por un lugar que sea lo más especial posible y que logre la diferenciación con respecto al resto.

El optar por jardines para eventos es una gran opción para las bodas, fiestas de cumpleaños… por ofrecer una gran cantidad de ventajas, debiendo tener presente que para decantarse por uno de estos espacios es recomendable hacerlo si el evento va a tener lugar en una temporada en la que no llueve o la lluvia son escasas, y en las que tanto la tarde como la noche no implicaría hacer frente a bajas temperaturas.

El tener en cuenta la climatología es importante y por este motivo los jardines para fiestas son aconsejables para los meses de verano, cuando por el día hace calor pero en el atardecer y la noche se mantiene una temperatura muy agradable para poder disfrutar al máximo de la celebración.

Otra de las grandes ventajas de hacer uso de jardines para bodas y otros eventos es la amplitud que por lo general ofrecen este tipo de espacios, lo que ofrece grandes posibilidades para poder colocar un escenario para músicos, diferenciar zonas dentro del propio evento, etcétera. Asimismo, la iluminación y la decoración amplían sus posibilidades y es mucho más fácil poder personalizar el evento al gusto del organizador, logrando así dar a la fiesta un toque diferente.

Independientemente de que los jardines para eventos se renten para la celebración de una boda, un XV cumpleaños o cualquier otro tipo de celebración es importante que, antes de la toma de decisión, se visualicen todos los espacios disponibles y el resto de características que pueden resultar claves para el evento, como es, por ejemplo, que exista el estacionamiento de vehículos suficiente para todos los invitados que van a acudir al mismo, o que haya una correcta distribución de las mesas, entre otros.

Por qué elegir jardines para eventos para la celebración de tu boda

Elegir el lugar en el que una pareja va a celebrar su boda es, sin lugar a dudas, una de las decisiones más importantes a tomar a la hora de planear una boda, ya que este se convertirá en el escenario a partir del cual la pareja va a comenzar una nueva vida, por lo que debe ser un lugar que debe enamorar desde el primer momento y hacer que todos los invitados se sientan a gusto.

La elección del lugar de celebración de la boda es de suma importancia, teniendo presente que en función de ello dependerán otros muchos aspectos que rodean a la propia celebración, como son la decoración de la boda, el tipo de banquete a realizar, el dress code, la decoración, etcétera.

La mejor opción es apostar por jardines para eventos por las grandes posibilidades que ofrecen. Este quizás sea uno de los aspectos en los que tendrás que invertir más dinero dentro de tu boda, algo a tener presente a la hora de confeccionar el presupuesto para este gran día.

Antes de elegir entre los jardines de bodas que puedes encontrar en diferentes zonas y ciudades, debes tener en cuenta una serie de puntos o tips que te serán de gran ayuda para tomar la decisión correcta y hacer así que se convierta en el escenario ideal para la celebración de tu boda.

Ubicación geográfica

Una gran cantidad de las parejas prefieren decantarse por jardines para fiestas que se encuentren en lugares muy cercanos a los lugares en los que ellos viven, sobre todo para así evitar que existan grandes problemas logísticos tanto en ellos mismos como en los invitados, a quienes se les ahorrará de esta manera traslados molestos que pueden llegar a deslucir el evento, si bien hay quienes prefieren por elegir un lugar apartado de su lugar de residencia para “invitar” a los asistentes a viajar para disfrutar de la vida y así, además de la boda, disfrutar de unos días de vacaciones en un lugar más alejado de su ciudad.

Independientemente de cual  sea tu caso en particular, es importante que tengas en consideración la accesibilidad existente a los jardines para eventos antes de tomar la decisión al respecto, debiendo asegurarte de que tus invitados puedan llegar al lugar en el que tenga lugar la celebración sin problemas.

En este aspecto se recomienda que se faciliten en la medida de lo posible los desplazamientos y que haya diferentes formas de llegar a los jardines para bodas, ya sea a través de medios de transporte que tú mismo les facilites a tus invitados o indicándoles la ubicación exacta para que puedan tener la información oportuna para llegar sin problemas. Hoy en día a través de los sistemas GPS es mucho más sencillo poder llegar a cualquier lugar sin problemas, por lo que puedes trasladarles un enlace a alguna aplicación para móvil como Google Maps en el que se indique de manera exacta dónde tendrá lugar el evento para que no haya lugar a dudas.

Por otro lado se debe tratar que la ceremonia de la boda se lleve a cabo en un lugar que se encuentre lo más cerca posible del jardín en el que se va a realizar la celebración posterior. Para facilitar este aspecto puedes recurrir a jardines para eventos que cuenten con diferentes espacios dentro del mismo complejo para poder emplear uno de ellos para realizar la ceremonia y en otro el banquete posterior.

Los jardines para bodas acostumbran a contar con una capilla y un salón para la fiesta, siendo lo ideal para todos aquellos que han decidido realizar una ceremonia religiosa, mientras que un espacio al aire libre para la ceremonia y un lugar para el banquete será aconsejable para quienes realizan una boda civil, que siempre es más sencillo de realizar puesto que el lugar elegido para la celebración no tiene por qué contar con una capilla en su interior.

Por último en lo que respecta a la ubicación del lugar de celebración cabe prestar atención a la distancia que puede haber entre el jardín para bodas y los hoteles o alojamientos. En prácticamente cualquier boda siempre hay invitados que necesitan de un lugar en el que dormir o alojarse durante el fin de semana de celebración. Por esto, aunque es un aspecto que muchas veces se descuida, es importante valorar la presencia de hoteles cercanos, buscando además tratar de negociar un precio especial para ellos en el caso de que sea una cifra considerable de invitados quienes están interesados en alojarse. Asimismo, los novios también necesitan una habitación para su primera noche de casados y es preferible que todo sea en el mismo lugar.

Teniendo en cuenta todo lo anterior podrás tomar la mejor decisión a la hora de ubicar el lugar de celebración de tu boda.

Infraestructura

Más allá de conocer los aspectos relativos a la ubicación de los jardines para bodas, es necesario que te informes de toda la infraestructura de estos, debiendo tener claro de cuántos espacios dispone, el número de metros cuadrados del mismo ,si cuenta  con jardín, salones…. Y otros datos similares que pueden ser muy relevantes para la organización del evento.

Es aconsejable preguntar acerca de todo ello y valorar, posteriormente, si todo lo que ofrece se ajusta a tus necesidades y preferencias. La infraestructura tiene una gran importancia para la elección del lugar adecuado para el banquete o celebración de la boda, teniendo en cuenta:

• Espacio: Llevar a cabo la celebración de la boda en jardines para eventos diferentes hará que se pueda crear un ambiente único y especial tanto para la propia pareja como para todos los invitados, contribuyendo a originar un clima distendido y relajado que permita disfrutar al máximo de toda la fiesta.
• Servicios: El lugar elegido debe contar con todas las facilidades necesarias que permitan disfrutar al máximo de todas sus infraestructuras, valorando que haya espacios privados y lugares bonitos en la que tanto los novios como los asistentes al evento puedan hacer fotografías.
• Personalización: El poder personalizar con diferentes elementos decorativos los diferentes espacios disponibles dentro del lugar de celebración del evento es importante y hará que se pueda dar un toque de distinción.

En determinados jardines para eventos hay diferentes espacios que pueden ser empleados todos ellos para diferentes etapas dentro del mismo día de celebración. En algunos jardines para fiestas puedes llevar a cabo la ceremonia civil así como el cocktail en el exterior para posteriormente continuar con el banquete y una fiesta posterior en salones interiores. Si el lugar elegido cuenta con diferentes espacios, piensa en qué uso puedes darle a cada uno y aprovéchalos en tu beneficio y en el de la celebración de este día tan especial en tu vida.

En cuanto a la infraestructura del espacio elegido para el evento, se debe valorar las posibles necesidades que puedan tener los invitados, buscando que estos tengan la accesibilidad necesaria para poder disfrutar del mismo en las mejores condiciones. Si entre los invitados hay personas mayores o niños pequeños es necesario que tengas en cuenta si el lugar escogido cuenta con rampas además de escalones o si dispone de elevadores en el caso de que haya que acceder a plantas elevadas.

Los jardines para bodas son la mejor opción para la celebración de este día tan especial, si bien hay que tener presente que la climatología puede llegar a ser un gran problema para ese gran día, ya que si celebras una boda al aire libre es imposible pronosticar con meses de antelación si va a llover o no. Por este motivo es importante que tengas un “Plan B” que adoptar en el caso de que el clima no acompañe. Esto hará que, aunque pueda llegar a deslucirse en parte tu celebración, no se arruine por completo.

Una vez que la pareja decide entre los jardines para eventos disponibles uno para su celebración es el momento de comprobar las opciones que tienen con respecto a su presupuesto para poder invertir en el propio lugar de celebración, en aspectos como la decoración, actividades…

Antes de tomar la decisión definitiva es aconsejable hacer un top con tres de los jardines para bodas que más les gustaron, visitarlos y conocerlos en persona para así conocer de primera mano tanto sus ventajas como sus inconvenientes, conociendo el precio de cada uno de ellos, el número de horas que podrán utilizarlos, si se permite el montaje de todo lo necesario durante los días anteriores a la celebración, si hay más eventos el mismo día y los servicios que ofrecen.

En base a ello, así como el resto de puntos de los que hablamos en este artículo como la ubicación del lugar, las infraestructuras y los servicios ofrecidos se debe tomar la decisión definitiva.

Exclusividad

No es menos importante que todo lo destacado anteriormente que, al acudir a los jardines para eventos para informarte acerca de todas las cuestiones relativas a este espacio, te intereses por todo lo relativo a la exclusividad que te pueda ofrecer el jardín de boda.

Es aconsejable que, antes de tomar una decisión definitiva y firmar cualquier convenio con ellos, preguntes si se van a celebrar más bodas ese mismo día o tan solo la tuya. Esto es muy importante teniendo en cuenta que en función de ello podrían variar diferentes factores relativos tanto a las actividades que puedas planear, los horarios para la celebración de la boda o la disponibilidad de determinados servicios para todos tus invitados, como puede ser el caso del estacionamiento disponible para que todos los asistentes puedan aparcar sin problemas.

Hay que tener presente que todos los espacios para celebraciones tienen unos horarios, sobre todo si van a celebrar más de una boda en el mismo día. Si este es tu caso y no tienes exclusividad en el lugar de celebración, deben aclararte el número de horas que están disponibles para la celebración. En algunos jardines para bodas se establece un tiempo límite para la celebración del evento o para su finalización. Infórmate acerca de ello y así evitarás problemas inesperados el día de la celebración, además de ser un punto a considerar para la toma de decisión.

Número de invitados

En algunos jardines para fiestas existen algunas limitaciones relativas al número de invitados que pueden acudir a los mismos, si bien hay otros en los que no importa y pueden albergar tanto bodas de un gran tamaño como unas pequeñas. En cualquier caso debes hacer una lista dentro de la planificación de boda para conocer lo antes posible el número de invitados que vas a tener y tratar de que este número no vaya a reducirse o aumentarse de manera considerable una vez que ya tienes contratado el espacio para tu evento.

Debes preguntar a los responsables de los lugares de celebración del número mínimo y máximo de invitados que permiten para así poder comprobar si ese espacio en cuestión responde a tus necesidades. Los invitados son una de las partes más importantes de toda celebración, y en base a ellos tendrás que tomar la mejor decisión para celebrar tu boda. Con respecto a esto, recuerda no invitar a gente de más solo por rellenar, ya que esto hará que gastes más dinero a costa de invitar gente a la que realmente no le importas.

En relación con este mismo punto, es recomendable que preguntes en los jardines para bodas qué ocurre en el caso de que el día del evento tu número de invitados se reduzca o aumente, si se reembolsa el dinero pagado por aquellos que no han ido o si se penaliza de alguna manera que haya ido más gente a la celebración. Disponer de flexibilidad en este aspecto es muy importante puesto que siempre hay cambios de última hora con respecto a invitados que por unas u otras razones, finalmente pueden acudir o no pueden hacerlo. 

Extras

En los jardines para eventos, más allá del propio lugar de celebración, se deben valorar una serie de extras que, aunque son servicios complementarios, se deben valorar con atención y que, incluso pueden tener un gran peso en la decisión final, todo dependiendo de la propia opinión de cada persona. Algunos de estos extras a valorar son los siguientes:

Precio de la barra libre

En muchos espacios se incluye la barra libre en el costo final del banquete por persona, mientras que hay otros lugares que optan por cobrar todas las bebidas consumidas aparte. Debes preguntar qué ofrece el lugar que te interesa para la celebración de tu boda en este aspecto y qué entra o no entra como parte de la barra libre, conocer el precio de las bebidas por persona, etcétera.

En muchas ocasiones es preferible que se incluya todo dentro del mismo paquete para así evitar gastos innecesarios. Para evitar cualquier posible gasto excesivo es aconsejable informarse claramente de las condiciones de la barra libre, valorando si en ella se pueden consumir todo tipo de bebidas, si hay un horario para ella, o si hay algún tipo de limitación tanto en este aspecto como en otro.

Decoración e iluminación

Una boda no se concibe sin una gran decoración, por lo que hay que asegurarse si los jardines para eventos consultados disponen de proveedores propios para la decoración del evento o si el lugar te cobrará un extra por contratar a tus propios proveedores externos. Ten en cuenta que en muchos casos no se permite recurrir a empresas externas para la decoración y que obligan a su contratación dentro del mismo paquete del alquiler del lugar de celebración.

En este sentido es importante conocer si podrás llevar a tu propio wedding planner a pesar de que ellos puedan contar con sus propios servicios en este aspecto.

Teniendo claro que se trata de un día muy especial en tu vida, debes asegurarte de que podrá estar decorado e iluminado acorde a tus gustos y los de tus invitados, por lo que la decoración es uno de los aspectos que debes cuidar y, por tanto, valorar los servicios que te pueden ofrecer en este sentido desde los propios jardines para bodas.

Servicios de montaje

Es importante asegurarse que el salón o jardín elegido sea lo suficientemente flexible para ayudarte a la hora de realizar el montaje de todo tu evento. Es necesario poder disponer del personal necesario para colocar las mesas y realizar la decoración sin que los propios novios o sus familiares tengan que encargarse de ello.

Por este motivo, y en relación con el punto anterior, es importante conocer de primera mano quién se hará cargo tanto del montaje como del desmontaje de todo lo referente al evento, si se encargará personal de proveedores del propio jardín para eventos o se debe recurrir a servicios externos.

 Catering

Otro de los puntos importantes antes de llevar a cabo la celebración de una boda en jardines para eventos debes prestar atención a uno de los servicios que es clave para que una celebración sea exitosa, que no es otro que el catering.

Es importante conocer las opciones que ofrecen en cuanto a catering desde el propio lugar de celebración, si disponen de este servicio qué posibilidades proporcionan en cuanto a platos y si es posible recurrir a un catering externo para la celebración. Es habitual que en este tipo de lugares no se permita recurrir a un servicio de catering externo si ellos cuentan con el suyo propio, un aspecto también a valorar.

Ten en cuenta que la comida es uno de los aspectos que más valoran todos los asistentes a una boda, por lo que para que estén satisfechos y todo salga a la perfección en el día más importante de tu vida el servicio de catering debe transmitirte total tranquilidad y confianza.

A todos los invitados les gusta comer y beber mientras pasan un gran momento de celebración juntos, siendo el banquete un lugar de encuentro y reunión para todos los invitados. La elección de un buen catering será lo que define tu fiesta.

Es aconsejable siempre preparar un pequeño cóctel en el que haya tanto aperitivos como bebidas antes de la celebración del banquete, un momento que puede ser aprovechado por las parejas para hacerse las fotos de la boda, ya que mientras tanto los invitados estarán siendo atendidos y podrás ir comenzando la celebración.

Para elegir un buen catering hay que tener en cuenta diferentes aspectos que son fundamentales, tales como:

• Decoración: Un buen catering no solo es considerado como tal por la propia comida que se proporciona, sino también por la decoración del entorno y de la propia mesa, por lo que se debe prestar atención a los centros de mesa, los cubiertos, la vajilla, la mantelería, etcétera. Todo en su conjunto es importante para que el servicio de catering en los jardines para eventos sea un completo éxito.
• Personalización: Para la correcta elección del catering es necesario tener en cuenta tanto el número de invitados como el lugar en el que se va a llevar a cabo la celebración, debiendo personalizar el mismo al estilo de la boda. En función del entorno es preferible optar por unas u otras opciones, por ejemplo, en el caso de que el banquete se lleve a cabo en un espacio interior es aconsejable que haya un servicio de camareros que sirvan en las propias mesas, que es lo habitual, pero si la boda se celebra en la playa, un servicio de buffet o cóctel se adaptaría mejor al entorno en cuestión.
• Experiencia: Para dejar en manos de un servicio de catering todo lo referente a este día tan importante para las parejas es importante elegir un servicio de catering que sea experimentado y que esté acostumbrado a trabajar en este tipo de entornos y celebraciones, ya que de esta manera sus trabajadores sabrán cómo reaccionar en todo momento, contribuyendo a que cada detalle sea cuidado al máximo y se pueda hacer frente a cualquier situación inesperada que pueda darse.

En base a estos criterios podrás elegir un buen catering, debiendo tener presente que debes informarte de todo lo relativo al servicio, teniendo así claro si cuentan con un metro que permanezca atento a la organización del catering continuamente o si su equipo de cocineros y camareros tiene la suficiente experiencia.  No escatimes en preguntar y obtener información sobre un servicio que es fundamental para cualquier celebración o evento y que en muchas ocasiones se ofrece directamente en los jardines para bodas para que los novios no tengan que preocuparse de ello.

Independientemente de si recurres a un servicio externo o es facilitado por el propio salón, es aconsejable que solicites una prueba que te permita degustar las propuestas de platos para el día de la boda y así tomar la decisión acertada acerca de la comida que podrás ofrecer a todos tus invitados en ese gran día.

Seguro de cancelación

A la hora de llevar a cabo una celebración de tanta magnitud como la que supone una boda se debe ser muy previsor, y aunque llegados a este punto las parejas están decididas, por lo general, a dar este paso en su vida y que no haya ningún contratiempo que pueda llegar a estropear ese gran día y su vida, en ocasiones unas  u otras razones hacen que haya conflictos que acaban derivando en la cancelación dela boda.

Aunque ninguna de las dos partes de la pareja piense en esta posibilidad y estén completamente seguros de la decisión que están tomando, por precaución es aconsejable que se pregunte al lugar de celebración si hay algún tipo de seguro de cancelación y que cantidad de dinero se podría recuperar en caso de que surja algún tipo de improviso. Por esta razón es aconsejable contar con un seguro de cancelación de la boda.

Esto  es muy recomendable no solo por si existe algún tipo de conflicto entre la pareja que haga que alguna de las dos partes (o las dos) se eche atrás para casarse, sino que también puede darse por que una persona importante de la familia enferme o un problema meteorológico que impida a muchos de los invitados viajara hasta el lugar de celebración, por ejemplo. Las circunstancias que pueden llevar a una cancelación pueden ser muchas y muy variadas y, por este motivo, se debe estar preparado para ello.

De esta forma, como has visto, hay muchos factores que se deben tener en cuenta a la hora de elegir entre los diferentes jardines para eventos que hay para elegir el más adecuado para la celebración de este gran día. Por este motivo, dado todo lo que implica la elección de uno u otro, es recomendable comenzar a buscar y valorar el lugar de celebración con la suficiente antelación. Esto te permitirá ir buscando alternativas a los diferentes servicios o el propio espacio del evento en el caso de que lo que hayas pensado inicialmente no sea acorde a tus preferencias y necesidades.

De igual forma es importante que tengas un presupuesto máximo establecido para cada uno de los aspectos referentes a la celebración de tu boda y vayas adaptando las diferentes partidas del mismo en función del dinero que estés pudiendo ahorrar en algunas de ellas para destinar más a otras. En todo caso, la elección de los jardines para bodas es uno de los puntos en los que más dinero deberás invertir, sobre todo si lleva los diferentes servicios de catering, decoración… asociados, aunque en este caso te evitará las molestias de tener que contratar cada uno de ellos por separado.