TIPS PARA ELEGIR EL SALÓN DE EVENTOS APROPIADO

La organización de cualquier tipo de celebración implica la consideración de una gran cantidad de aspectos y circunstancias, siendo uno de los más importantes el de la elección del salón de eventos en el que se va a desarrollar la fiesta.

El éxito o fracaso de la misma se determinará en función de diferentes factores y circunstancias, si bien los salones para eventos tienen un gran peso en ello y por este motivo es necesario tomar la decisión correcta en la elección del mismo.

En primer lugar, debes tener en cuenta que, antes de comenzar a buscar un espacio para la celebración del evento es necesario tener claro el tipo de evento del que se trata, teniendo presente que no es lo mismo quienes buscan un salón de fiestas para celebrar un bautizo, un reencuentro o una boda, que quienes quieren llevar a cabo un evento corporativo o una convención. En función del tipo de evento será necesario optar por un tipo u otro de salón, ya que cada uno de ellos tendrá sus propias características y necesidades diferentes.

Al comenzar con la organización de un evento se deben considerar diferentes factores antes de tomar la decisión definitiva acerca del salón de eventos en el que se va a llevar a cabo, teniendo siempre presente que el lugar elegido va a tener una incidencia directa en otros aspectos del evento, como son la fecha en la que se podrá realizar o la elección del catering.

Antes de comenzar a buscar salones para eventos debes tener claro qué tipo de invitados van a acudir al evento para así tomar la elección correcta en lo relativo al espacio de celebración, no debiendo tener tan solo en cuenta el número de asistentes si no también el tipo de audiencia que es y las expectativas que estos puedan tener.

El concepto del evento, así como los objetivos que tenga el mismo, que variarán notablemente en función del tipo de evento del que se trate, y las necesidades del mismo son clave para determinar el tipo de celebración.

Es aconsejable que hagas una lista en la que reflejes tanto el tipo de celebración que quieres realizar, así como el número de invitados y la infraestructura que necesitas, pero también en la que se encuentren las actividades que quieras realizar durante el evento y los servicios y equipamiento que necesitas. En base a todo ello tendrás una buena guía por la que comenzar para buscar el lugar más adecuado para su celebración.

GUÍA PARA ELEGIR EL MEJOR SALÓN DE EVENTOS

La correcta elección de un salón de eventos no es una tarea nada sencilla, ya que implica tener en consideración una gran cantidad de factores. Cada tipo de ambiente y de público necesitará de un ambiente diferente que pueda ajustarse al evento en sí.

Muchos desconocen los puntos a tener en cuenta para poder elegir el lugar adecuado para poder llevar a cabo sus celebraciones y por este motivo a continuación te damos una pequeña guía que te servirá a la hora de encontrar y elegir el salón de fiestas que mejor se pueda adaptar a tu evento en particular.

Elige el salón en función del tipo de celebración

Cómo ya te hemos mencionado con anterioridad en este artículo es importante elegir un salón de eventos acorde al tipo de evento que se quiere celebrar, teniendo presentes las siguientes opciones:

HOTELES Y RESTAURANTES

Los hoteles y restaurantes son una de las opciones más elegidas por quienes buscan salones de fiestas o eventos, siendo la mejor alternativa para quienes tienen un evento de tipo corporativo o fiestas privadas, pero también para determinados eventos especiales o para realizar conferencias de prensa, fiestas VIP, recepciones de boda e incluso cumpleaños.

En función del tipo de celebración el tamaño de un salón de eventos en estos lugares varía, por lo que se debe consultar el tamaño de los mismos y visitarlo para conocer si existe el espacio suficiente para tu evento en particular, debiendo asegurarte de que todos los asistentes podrán encontrarse totalmente cómodos en el mismo.

Los hoteles tienen la gran ventaja de que hay disponibilidad para los asistentes de alojarse en el propio lugar en el que transcurre el evento, un punto muy valorado por quienes puedan llegar de otros lugares alejados o que simplemente no quieran hacer un largo trayecto por la noche.

En este tipo de espacios es habitual que se ofrezcan servicios de catering o decoración, sin ser posible que el cliente contrate a servicios externos para el desempeño de estas tareas, por lo que debes asegurarte de que estos servicios complementarios también se corresponden a tus necesidades y preferencias.  Otro punto a valorar es el estacionamiento del hotel o restaurante, que debe contar con el espacio suficiente como para poder recibir sin problemas a todos tus invitados.

CENTROS DE CONVENCIÓN

Los centros de convención cuentan con amplios espacios en los que tienen cabida una gran cantidad de personas, contando habitualmente con una infraestructura apropiada que te permitirá dividir el salón de eventos en diferentes zonas, cada una de ellas para una función determinada.

Este tipo de lugares están pensados para realizar reuniones, exhibiciones, convenciones, ferias…, por lo que por lo general disponen de un amplio estacionamiento propio, algo fundamental para todos los asistentes que puedan llegar al evento desde otros lugares alejados y en sus propios vehículos.

Además, los centros de convención acostumbran a contar con un equipamiento rico en elementos audiovisuales para poder realizar presentaciones y otras actividades, si bien en algunos casos se solicita que cada usuario lleve sus propios equipos, un aspecto sobre el cual también tendrás que preguntar.

SALAS DE BANQUETES

Las salas de banquetes son espacios que se recomiendan para llevar a cabo determinados eventos familiares como pueden ser pequeñas bodas, recepciones o fiestas de compromiso.

 Al igual que en el caso de los restaurantes debes comprobar los servicios que se ofrecen desde este propio salón, así como si tienes la posibilidad de contratar un servicio de decoración y/o de catering por tu propia cuenta o te encuentras obligado a contratarlo con ellos.

CENTROS DE CONFERENCIA

Los centros de conferencia tienen una misión similar a los centros de convención, diferenciándose de estos en que en algunos casos se ofrecen alojamientos, lo que permite que los asistentes al evento puedan dormir en ellos y así evitar las molestias de desplazarse a horas inapropiadas.

Este tipo de espacios están pensados para la realización de diferentes actividades tales como conferencias de prensa, entregas de premios, lanzamientos de productos…

CENTROS DE RETIRO

Este tipo de espacios están pensados para todos aquellos que busquen la realización de eventos familiares o empresariales en los que se necesite disfrutar de un mayor grado de privacidad, pudiendo incuso realizar diferentes actividades para los asistentes.

En este tipo de lugares el prestador del servicio acostumbra a ser el encargado de llevar a cabo toda la organización del evento, por lo que es una opción muy aconsejable para conferencias, reuniones que sean informales o la organización de reencuentros.

RESORTS

Por su parte, los resorts son aconsejables para quienes quieren llevar a cabo eventos informales diversos, como puede ser la entrega de reconocimientos a empleados en una empresa, así como otro tipo de celebraciones más exclusivas y personales.

UBICACIÓN

Independientemente del tipo de espacio que te interese para tu evento, que varía en función de su tipología, debes valorar que un salón de eventos tenga una ubicación apropiada, tratando de que esta se encuentre cerca de donde viven los asistentes y, si no es posible, que haya una buena cobertura con transporte público y aparcamiento para quienes decidan desplazarse en sus propios vehículos.

De esta forma evitarás que algunos invitados no tengan la posibilidad de acudir al evento o se frustren por no encontrar aparcamiento cerca del lugar de celebración. Si un salón de fiestas dispone de aparcamiento es un punto a su favor que se debe valorar, aunque este debe tener capacidad suficiente para el número de invitados a tu evento, algo de lo que debes asegurarte. Si es posible, intenta reservar parte del aparcamiento para los asistentes al mismo.

APARCAMIENTO

En relación con el punto anterior, debes tener siempre presente que la gran mayoría de los invitados prefieran llegar al salón de eventos por su propia cuenta, lo que te obliga a valorar las diferentes opciones de aparcamiento que pueda haber tanto en el propio lugar de celebración como en las cercanías.

No todos los salones para eventos cuentan con este servicio de estacionamiento, lo que puede hacer que debas recurrir a otras alternativas, como son el reservar aparcamientos en algún parking cercano al salón en el que tenga lugar el evento o poner a disposición de los invitados un medio de transporte que los lleve hasta el lugar de celebración, entre otros.

ESTILO DEL SALÓN

Aunque en muchas ocasiones no se le presta la atención que merece, el estilo del salón de fiestas es un factor a tener muy en cuenta. Es habitual que las personas que organizan y crean el evento concentren su búsqueda en un salón que cuente con las dimensiones apropiadas para su celebración, pero sin fijarse en la decoración o la arquitectura del lugar, algo que es un claro error.

Esto se debe a que en función del estilo del salón se podrá transmitir a los invitados un mismo mensaje de una u otra forma, siendo muy importante para que estos, por ejemplo, puedan asociar una empresa a un estilo más clásico o más moderno.

DISEÑO DEL ESPACIO

Más allá del estilo que pueda tener el espacio en el que se va a desarrollar el evento es importante que éste cuente con el diseño apropiado para poder adaptarse a las diferentes actividades que puedas querer realizar durante el día del evento. Debes tener claras las actividades que quieres llevar a cabo y las necesidades de cada una de ellas, debiendo buscar un espacio que te permita realizarlas con seguridad y comodidad.

Es importante que visites los salones para eventos en los que puedas estar interesado para comprobar que sus características se corresponden con tus necesidades, y trata de crear un boceto en el que puedas colocar dónde iría ubicado cada elemento de tu celebración para poder comprobar si es lo que buscas o no.

De esta manera podrás determinar la distribución de las mesas o sillas, de la pista de baile, dónde estará el buffet, alguna actividad que realizarás, etcétera. En base a esas actividades que puedas llevar a cabo durante el evento deberás elegir una organización de las sillas de la manera adecuada, determinando si estas deben estar situadas frente al escenario o en mesas redondas. De igual manera, si tienes mesas, es aconsejable que al menos dejes un metro de distancia entre la espalda de una silla y la otra, para así permitir que los invitados no tengan problemas a la hora de moverse por el salón de eventos.

Por último, cabe destacar que en lo relativo al diseño del espacio también se debe valorar, según el caso, la acústica que tenga el lugar, su iluminación o la posible presencia de elementos estructurales como columnas que puedan bloquear la vista de algunos asistentes, entre otras, debiendo buscar soluciones adecuadas para cada situación en particular.

SERVICIOS DEL SALÓN

Los servicios que puedan ofrecer los salones para eventos pueden ser clave para la decisión definitiva acerca del lugar en el que desarrollar los mismos. Más allá de disponer de buenas infraestructuras o equipamiento, de un buen diseño o de encontrarse en una buena ubicación, es necesario que los servicios que ofrezcan estos puedan cumplir con tus necesidades.

A la hora de buscar un salón de fiestas podrás comprobar que no todos ellos ofrecen los mismos servicios ni estos tendrán las mismas características y condiciones, por lo que es aconsejable visitar diferentes sitios hasta encontrar aquel que te pueda convencer por completo.

Algunos de los servicios a considerar y valorar antes de proceder a la toma de la decisión final es conocer la existencia de cocina, de personal de limpieza y si disponen de mesas y sillas que se puedan utilizar. Estos detalles son fundamentales puesto que tienen una gran incidencia dentro del presupuesto del evento, ya que es muy probable que se incluyan en el precio final. Si no lo incluyen tendrás que buscar equipos de profesionales que se encarguen de ello o proveedores para que te faciliten las mesas y sillas para la celebración.

Asimismo, debes preguntar acerca de la decoración tanto del local como de las mesas, ya que puede darse el caso de que desde el salón de eventos tengan algún tipo de acuerdo establecido con alguna empresa que se encargue de este tipo de trabajos. En otros casos tendrás que contratar tú mismo a una empresa externa que se dedique a ello.

Por último, en el caso de que el evento a realizar requiera del uso de algún tipo de equipo audiovisual, es muy importante conocer si el salón cuenta con todos o algunos de ellos o si será necesario que los aportes tú, ya sean de tu propiedad o recurriendo a algún proveedor.

En base a todos los puntos aquí mencionados estarás en disposición de poder encontrar el mejor salón de fiestas para la celebración de tu evento, debiendo valorar cada uno de estos factores en profundidad y de manera individual para encontrar aquel que mejor se adapte tanto a tus necesidades como preferencias.

CONSEJOS PARA ELEGIR UN SALÓN PARA UN EVENTO DE EMPRESA

En función del tipo de evento que se vaya a realizar es necesario elegir un salón de eventos u otro y en este apartado os vamos a dar una serie de consejos para que tomes la decisión adecuada a la hora de celebrar un evento de empresa, en el cual hay cuatro factores que son fundamentales para la elección final, factores que son perfectamente extrapolables a convenciones y otros eventos.

Antes de comenzar a enumerar los factores clave para elegir bien salones para eventos debes tener en cuenta que la fecha, la temática y los ponentes del evento pueden llegar a gozar de un mayor protagonismo y brillar más en el caso de que el escenario elegido será el apropiado, de ahí la importancia de no cometer errores a la hora de elegir el espacio de celebración del evento en cuestión.

De esta forma, un espacio para la celebración de eventos nos puede permitir el desarrollo de una celebración o presentación en un gran día de verano en el exterior si el salón cuenta con esas características, llevar a cabo un gran evento en el interior de salones de gran tamaño, o contar con un pequeño espacio en el que transcurra un evento para un público más concreto.

Los salones para eventos deben ser elegidos a su medida justa, ya que esto influirá directamente en la imagen que se va a transmitir a todos los asistentes y también en su propia actitud. De esta forma debe quedar claro que es negativo optar por un gran salón, espacioso y con una gran capacidad para albergar visitantes si luego hay poco público y da una sensación de que no ha acudido nadie, lo que ayuda a deslucir el evento e incluso a arruinarlo por completo por la dispersión de asistentes que puede acabar generando. De igual manera tampoco puede ser un salón pequeño abarrotado de gente, ya que esto hará que no haya apenas espacio para moverse y esto cause una mala impresión entre los invitados. Por ello es importante tener en cuenta la audiencia y el número de invitados antes de decantarse por un salón u otro.

En los eventos de empresas, así como en las convenciones, reuniones de incentivos o congresos, el salón de eventos en el que se celebre el mismo debe estar preparado para que todas las partes puedan mantener un trato dentro de él, debiendo considerar estos factores básicos para no cometer un error a la hora de la elección del espacio de celebración:

TEMÁTICA

Los salones para eventos o congresos deben contar siempre con una temática que sea similar al del evento de empresa que se va a llevar a cabo, por lo que deben valorarse diferentes aspectos relacionados con la estructura y distribución de los mismos. Aquellos hoteles que disponen de amplios salones y espacios que son diáfanos tanto en interiores como exteriores tienden a ser una buena opción para la celebración de cualquier evento profesional o empresarial.

DISEÑO

El diseño de un salón destinado para la celebración de eventos es fundamental para las empresas y un factor diferenciador para la toma de decisión, debiendo para ello valorar los diferentes elementos estructurales del salón en cuestión, así como la amplitud que ofrezca y la posibilidad de poder colocar en él todo el equipamiento tecnológico que sea necesario, a los invitados y cualquier otro elemento que vaya a formar parte del evento.

Que el salón cuente con un buen diseño ampliará en gran medida las posibilidades de que el evento de empresa pueda desarrollarse de la manera más apropiada.

TAMAÑO

Como ya hemos mencionado el tamaño del salón es un aspecto muy importante a valorar, debiendo tener siempre presente que debe ser elegido en función de la previsión de asistentes al evento, tratando en todo momento de no quedarse demasiado corto en cuanto al tamaño ni demasiado largo.

Por este motivo es aconsejable hacer una previsión del número de invitados que van a acudir y optar por un salón que nos ofrezca una capacidad ligeramente superior a las previsiones, ya que siempre será mejor que haya algo más de espacio (sin que este sea excesivo) que hacer que los invitados se sientan incómodos por no tener espacio suficiente para ellos.

TECNOLOGÍA Y EQUIPAMIENTO

Un salón de eventos para empresa debe estar siempre dotado de las últimas tecnologías y todo el equipamiento posible en materia audiovisual para poder hacer uso de ello a la hora de llevar a cabo cualquier tipo de presentación, algo habitual en el ámbito empresarial, donde se recurre con asiduidad al uso de vídeos, imágenes y presentaciones para realizar explicaciones o anuncios.

Además, que un espacio se encuentre debidamente equipado a nivel tecnológico también ayuda a la hora de que los asistentes al evento puedan tener un mayor interés.

OTROS SERVICIOS COMPLEMENTARIOS

Al igual que ocurre con otro tipo de celebraciones, a la hora de elegir un espacio en el que llevar a cabo un evento de carácter profesional o empresarial es necesario valorar los posibles servicios complementarios que se puedan ofrecer desde los propios salones para eventos, como puede ser la posibilidad de contratar un servicio de catering que se encargue de proporcionar comida y/o bebida a todos los asistentes al mismo, algo muy útil y recomendable en cualquier evento que tenga una duración notable y que seguro que es una grata noticia para todos los visitantes.

De igual manera, también puede ofrecerse en algunos casos un servicio de azafatas para eventos, que te permitirá que estas profesionales se encarguen de la recepción y acreditación de todos los asistentes, además de poder informarles acerca de diferentes cuestiones relativas a la celebración del evento.

En el caso de que estos servicios no sean ofrecidos por el propio salón de eventos deberás contemplar la posibilidad de contar con ellos recurriendo a la contratación de empresas externas que se encarguen de llevarlos a cabo y así satisfacer e incluso superar las expectativas de todas aquellas personas que deciden acudir a ese evento empresarial que has organizado.

Consejos para elegir un salón de eventos para una fiesta de niños

No todos los tipos de celebraciones exigen de idénticos puntos a tener en cuenta para la elección de un salón de eventos, por lo que en el caso de que haya llegado el momento de celebrar el cumpleaños de tu hijo pequeño, debes tener en cuenta diferentes aspectos para no equivocarte a la hora de elegir un salón de fiestas apropiado para su celebración.

Ya quedan lejos aquellos días en los que muchas personas optaban por llevar a cabo este tipo de celebraciones infantiles en su propio hogar, buscando la forma de hacer encajar a todos los asistentes, en muchas ocasiones en espacios muy reducidos. Afortunadamente, hoy en día hay muchas posibilidades y el recurrir a un salón de fiestas infantiles es, sin lugar a dudas, la mejor opción para todos aquellos que buscan disponer de un espacio seguro en el que sus hijos puedan jugar y divertirse con diferentes actividades y personal especializado en el cuidado y entretenimiento infantil, y todo ello sin que les suponga un coste demasiado elevado.

Las alternativas existentes en la actualidad son muy diversas y por ello se deben valorar diferentes aspectos que os vamos a detallar a continuación.

En primer lugar debes tener en cuenta que existen cientos de lugares que se encuentran dedicados a ofrecer eventos infantiles, algunos de ellos que están pensados para poder albergar, como mucho, dos eventos de forma simultánea, otros pensados para un solo cumpleaños y otros que son de gran tamaño y que cuentan con numerosas salas aisladas para la celebración y luego lugares comunes en los que los niños de los diferentes cumpleaños pueden compartir una gran cantidad de juegos y actividades como castillos inflables, peloteros, camas elásticas, toboganes, etcétera.

Para elegir un salón de eventos apropiado para la celebración de una fiesta de niños debes buscar en tu ciudad diferentes alternativas, siendo aconsejable visitarlos previamente a su contratación, además de poder pedir consulta a otros padres que puedan recomendarte algún salón en el que ya hayan celebrado los cumpleaños de sus hijos y que te ayuden a tener más información antes de decantarte por uno u otro.

TIPO DE CUMPLEAÑOS

Un aspecto importante para determinar el tipo de cumpleaños que quieres para tu hijo será el conocer la edad media de los invitados, ya que si es un cumpleaños de niños que van desde los 7 a los 12 años puedes optar por un salón de fiestas que ofrezca actividades de aventuras, mientras que si se trata de un cumpleaños para niños de entre 4 y 6 años, las actividades deben ser siempre más tranquilas, como camas elásticas, castillos inflables, entretenimiento animado, etcétera. Por su parte, aquellos menores de 3 años, necesitan de actividades mucho más simples y seguras.

En función del tipo de cumpleaños del que se trate por la edad de los asistentes al mismo deberás elegir un lugar que se adapte en la mayor medida posible a ellos.

SERVICIOS DEL SALÓN

A la hora de valorar salones para eventos para la celebración de una fiesta infantil también debes valorar los servicios que estos puedan ofrecerte, como por ejemplo la posibilidad de que haya una cocina abierta o atendida por su propio personal. Esto es importante puesto que en algunos casos se debe llevar la comida y el personal la prepara, caliente y sirva, siendo necesario a veces llevar la vajilla y otros elementos decorativos. Es importante que conozcas todos los servicios del salón con respecto a ello antes de la toma de decisión.

DISPONIBILIDAD E INVITADOS

Una vez que has comprobado que el salón de fiestas que te gusta para la celebración del cumpleaños de tu hijo se corresponde a tus necesidades y preferencias con respecto a los puntos anteriores, es el momento de que verifiques que dispone de espacio suficiente para albergar el número de invitados que van a acudir al mismo, además de que existe disponibilidad en la fecha elegida para la celebración del cumpleaños, si bien en muchas ocasiones esta fecha puede ser flexible.

En la medida de lo posible trata de buscar un salón en el que se ofrezca un estacionamiento privado y de fácil acceso para que todos los niños puedan llegar con sus padres sin ningún tipo de problema. Asimismo, asegúrate de que el salón en cuestión cuenta con un equipo de profesionales cualificado que se encargará de cuidar y entretener a todos los niños que asistirán a la fiesta infantil.