Cómo elegir los mejores Salones para Eventos

Cuando llega el momento de celebrar un evento, ya se trate de una fiesta, la presentación de un producto, una boda, una comunicación o cualquier otra celebración, es muy importante tener en cuenta diferentes aspectos que resultan fundamentales para que pueda convertirse en un total éxito.

En este sentido elegir los salones para eventos apropiados es la clave, y de ellos dependerá en gran parte el éxito de la celebración o acontecimiento. Está demostrado que los asistentes a cualquier evento valoran tanto el propio evento en sí como todo lo que le rodea, y por este motivo que el lugar elegido resulte de su agrado se antoja imprescindible.

Aspectos a considerar antes de buscar Salones para Eventos

En función del tipo de celebración, la fecha en la que se realice, el número de invitados y otros aspectos habrá que decantarse por un salón de eventos u otro. A continuación, te explicamos los diferentes aspectos que debes tener en cuenta antes de empezar a buscar salones para fiestas en los que poder llevar a cabo tu evento.

Ubicación

Uno de los primeros aspectos a valorar cuando se busca un salón de fiestas para la celebración de un evento es tener clara la ubicación que se desea para la celebración del mismo. En ocasiones el lugar de celebración puede ser flexible y valorar diferentes posibilidades, pero siempre será aconsejable tener más o menos claro el lugar concreto para su celebración.

Para la elección de la ubicación es importante tener en cuenta el tipo de evento del qué se trata para determinar si es mejor que se celebre en el centro de la ciudad o en las afueras, algo también importante en el caso de eventos de empresa para que los visitantes asocien su marca a unos valores y perspectivas concretas.

Del mismo modo es necesario valorar diferentes aspectos relacionados con la localización en la que se desea que se encuentre el salón de eventos, como es el caso de las conexiones de transporte que existen para ese lugar que se desea, es decir si hay aeropuerto, buenas conexiones por tren o autobús, etcétera.

Es esencial tener en cuenta estos aspectos por la pura comodidad del asistente, pensando en hacer que el acudir al evento o celebración le sea lo más cómodo posible. Aunque los temas referentes al estacionamiento y similares dependerán de los salones para eventos en particular que se valoren como opciones para la celebración del mismo de manera individual, en primer lugar, es importante valorar las conexiones de transporte público de la ciudad o lugar en el que se quiere desarrollar.

Que un salón se encuentre en un lugar fácilmente ubicable en un mapa, que tenga un acceso fácil y que esté perfectamente visible contribuirá a la hora de lograr que los asistentes al evento puedan llegar totalmente distendidos y relajados, algo que no ocurrirá si han tenido que circular por lugares desconocidos y dando muchas vueltas en su automóvil sin encontrar el lugar de celebración.

Fecha del evento

Otro de los aspectos importantes a valorar antes de buscar salones para eventos es determinar la fecha para su celebración, debiendo hacerlo con la suficiente anticipación para poder llevar a cabo todas las tareas y actividades relativas a la organización del mismo.

Por este motivo evita crear el evento con prisas, ya que esto probablemente te lleve a cometer errores y empieza a planificar el evento, meses antes de su celebración.

En este sentido debes tener presente que en función de la época del año en la que vaya a tener lugar el evento, el precio del alquiler del salón de eventos será mayor o menor, lo que directamente está relacionado con la demanda de los usuarios.

Presupuesto

Por supuesto, si quieres rentar un salón de fiestas debes tener claro el presupuesto máximo disponible, tanto para la celebración del evento en su conjunto como para el salón en particular.

Un evento implica tener diferentes partidas económicas para poder afrontar los diferentes gastos directamente relacionados con su celebración y por ello es importante tener claramente definido el máximo presupuesto disponible para cada partida. No obstante, aunque inicialmente puedas tener un presupuesto establecido, siempre podrás ir variándolo en función de las necesidades para adaptarlo en función del dinero que hayas podido ahorrar en determinados aspectos y que te puedan servir para potenciar otros.

El número de invitados / Capacidad

Tanto si el evento es de ámbito profesional o empresarial como si ese va a celebrar una boda, una comunión o un cumpleaños, es necesario conocer el número de personas invitadas que van a acudir al mismo.

De poco sirve que alguno de los salones para eventos que hemos contemplado nos guste si luego no va a permitir la presencia de todos los invitados, que dicho sea de paso deben tener el espacio suficiente para no sentirse agobiados y moverse con facilidad.

De igual manera tampoco se debe elegir un salón de eventos excesivamente grande en comparación con el número de asistentes, ya que esto hará que la fiesta pierda lucidez e impacto por la tendencia de las personas a dispersarse. Esto provocaría la división del grupo y haría que el evento no tuviese tanto éxito como si se escogiese un local ajustado a la cantidad de personas presentes en el mismo.

Evento en interior o exterior

La búsqueda de salones para eventos que ofrezcan espacio en el exterior para la celebración del evento es una opción que gusta, y mucho, a la gran mayoría de las personas, eso sí, siempre que la climatología acompañe, como suele ocurrir en los meses de verano.

Sin embargo, es complicado que se pueda predecir con la anticipación suficiente, por lo que en el caso de que estés decidido a celebrarlo al aire libre, debes contemplar una alternativa de interior por si la climatología el día del evento no es la esperada y no es posible su desarrollo en el exterior.

Por este motivo, se aconseja buscar un salón para eventos que además de ofrecer la posibilidad de celebrar el mismo en el exterior, permita trasladar la celebración al interior si es necesario.

Los eventos al aire libre tienen diferentes ventajas con respecto a los de interior, como son la posibilidad de captar una mayor cantidad de sensaciones, sobre todo si el día y la temperatura es agradable, permitiendo un ambiente más relajado entre todos los asistentes al mismo y ofreciendo unas mayores posibilidades de personalización, a través de una decoración que puede ser de diversos tipos, pero diferente a la tradicional de espacios interiores.

De igual manera los eventos que se desarrollan al aire libre ofrecen muchas más opciones en lo que a entretenimiento de los invitados se refiere, ya que se pueden llevar a cabo una gran cantidad de actividades en la que estos puedan participar, desde una banda de música, hasta un karaoke u otros muchos juegos que puedan hacer que tu evento o celebración se convierta en un éxito absoluto.

No obstante, puede ser que, para evitar problemas con la climatología adversa y no tener que preocuparte por si el salón cuenta con un espacio interior en caso de necesidad, se decida directamente llevar a cabo el evento en un espacio interior, siendo esta una opción mucho más cómoda, ya que permite gestionar todo lo relacionado con el evento con una mayor antelación y con la  posibilidad de montar y desmontar las estructuras o los equipos técnicos que sean necesarios con mayor facilidad de la que se dispone en el campo o en la calle.

Por lo general los espacios interiores son más clásicos y sobrios, si bien esto puede cambiar en función de la decoración que se aplique sobre el mismo, existiendo una gran cantidad de posibilidades que variarán en función de la arquitectura del salón de fiestas en particular.

Ambientación / Decoración

En el momento de valorar un salón para conocer si es el más apropiado para la celebración de nuestro evento debemos valorar la ambientación o decoración del mismo. En algunas ocasiones no es necesario hacer retoques ni implementar decoración adicional a la que ya dispone el propio salón, si bien es habitual que en los eventos se añada una decoración propia para que el mismo sea mucho más personalizado.

En función del evento a celebrar la decoración podrá ser una u otra, debiendo asegurase en cualquier caso de que el salón permitirá la decoración del espacio a nuestro gusto. En algunos casos incluso se ofrece este servicio de manera adicional en el propio salón.

En este sentido, además de la propia decoración del salón, es importante tener en cuenta otros aspectos relacionados con la seguridad y el confort.

Decoración para evento empresarial

Si estás buscando salones para eventos para una presentación o celebración de carácter empresarial, es importante que la decoración para la celebración del mismo esté directamente relacionada con la marca o empresa, tanto en la propia decoración como en la elección del local.

De esta manera aquellas empresas que busquen proyectar una imagen de innovación y modernidad son aconsejables que se decanten por un salón de eventos que tenga una estructura contemporánea, mientras que aquellas empresas más tradicionales deben buscar algo más clásico, como la naturaleza.

En cualquiera de los casos los diferentes elementos de decoración que se utilicen deben contar con el color corporativo de la empresa, así como con motivos que hagan recordar a los asistentes los servicios o productos que vende u ofrece la misma.

Decoración de bodas

En el caso de que se estén buscando salones para fiestas para bodas, la decoración tiene aún más importancia, ya que todas las parejas planifican como debe ser ésta en el día más importante de sus vidas.

En este aspecto la elección del salón de eventos es clave para poder tener la base sobre la cual trabajar la decoración y colocar los diferentes elementos que se deseen incorporar al mismo. En la actualidad las opciones de decoración para este tipo de eventos son muchas y muy variadas, ya que dependen del tipo de temática o enfoque que le desee dar cada pareja.

Por un lado, hay eventos más rústicos y clásicos en los que se opta por cajas llenas de flores, escaleras de madera, ramas de árboles… y otros elementos similares. Sin embargo, también hay novios que prefieren convertir su boda en toda una fiesta moderna, con diferentes elementos que recuerdan a un festival.

Todo depende de los gustos de cada pareja, pero siempre hay que valorar el espacio disponible en el salón y sus características, para así poder elegir la decoración más apropiada.

Servicios

Cuando se buscan salones para eventos se deben prestar atención también a otros aspectos importantes y que van más allá del propio espacio disponible para la celebración del evento en cuestión, como son los diferentes servicios que se nos puedan ofrecer desde el propio salón, siendo algunos de los más importantes los siguientes:

Equipamiento

Es importante que en lugar que se vaya a celebrar el evento se disponga de un equipamiento apropiado para poder llevar a cabo el mismo. Para ello es aconsejable solicitar un inventario de todos los elementos técnicos y equipos de los que disponen, tales como sistemas audiovisuales, agua, luz, proyectores, iluminación profesional, etcétera, debiendo encargarte de comprobar que todo ello funciona de la forma adecuada con un profesional.

De esta manera podrás conocer desde el primer momento si en el propio salón cuentas con todo aquel equipamiento que necesitas para la celebración de tu evento o si, por el contrario, debes recurrir al alquiler de este tipo de equipo en una empresa externa que te lo facilite para el día del evento.

Catering

En cuanto al catering, muchos salones para fiestas cuentan con sus propios servicios de catering, el cual en la mayoría de las ocasiones obligan a contratar, imposibilitando el recurrir a otros servicios externos.

Este es un aspecto a valorar, ya que, si es imprescindible recurrir a un catering externo por razones específicas, será necesario encontrar un salón de eventos que permita a profesionales de los catering ajenos a su organización.

Aparcamiento / Parking

En el caso de que los asistentes e invitados al evento vayan a llegar en su gran mayoría en sus propios vehículos, es siempre aconsejable que se cuente con un área reservada para que estos puedan aparcar.

Acudir a un espacio en el que haya un aparcamiento propio es una gran ventaja, ya que, aunque haya que pagar por ello, se evitará el tener que hacer gestiones para buscar y reservar un parking privado externo en el que los invitados puedan dejar sus vehículos durante la celebración del evento.

Acceso de carga y descarga

A pesar de que este no es un servicio que resulte de máxima importancia, siempre servirá para facilitar el montaje y el desmontaje del evento. El poder contar con un acceso específico para la carga y descarga de mercancía permitirá agilizar todo el proceso y hará que se pueda trabajar con mayor comodidad y eficacia, sobre todo en aquellos casos en los que el salón ofrece poco tiempo para el montaje y preparación del evento.

Tipos de Salones para Eventos

Existen diferentes tipos de salones para eventos a los que podemos acceder para organizar cualquier celebración. Aunque pueda parecer sencillo, no es fácil encontrar un lugar apropiado para un evento, principalmente porque en función del tipo de evento y del público que acudirá al mismo se requiere de un ambiente diferente.

Por este motivo, a continuación, te mostramos algunos de los diferentes tipos de salones que existen y que podrán adaptarse a tus necesidades en función del tipo de celebración que busques realizar.

Hoteles y restaurantes

Cuando se buscan salones para fiestas que tengan que ver con celebraciones y fiestas privadas y corporativas, así como conferencias de prensa, cumpleaños, recepciones de boda, eventos VIP y otros eventos especiales, los hoteles y restaurantes son una de las opciones a valorar.

En este aspecto se debe tener en cuenta que el espacio disponible en estos casos varía de forma considerable en función del restaurante u hotel en cuestión, acostumbrando cada uno de ellos a contar con diferentes salones de diferente tamaño. Se recomienda por ello preguntar las dimensiones y acudir en persona para poder comprobar que sus dimensiones cumplen con tus necesidades y que habrá espacio suficiente para la cantidad de invitados o asistentes.

Una gran ventaja de este tipo de espacios es que en los hoteles es posible el alojamiento, haciendo que en los eventos que acaben a altas horas de la noche los asistentes puedan optar por quedarse a dormir en ellos en lugar de tener que regresar a sus casas.

Además, en hoteles y restaurante se acostumbra a ofrecer otros servicios que pueden ser de gran utilidad para la celebración del evento, como son el aparcamiento para los asistentes, el servicio de decoración o el servicio de catering. En muchos casos se obliga a contratar con ellos estos servicios si se quieren disponer, principalmente en el servicio de catering, lo que puede ser un inconveniente si quieres contratar un catering para bodas diferente.

La celebración de eventos o bodas en un hotel tiene varias ventajas, pero también algunas desventajas, como son las siguientes:

Ventajas

• La primera ventaja de buscar un salón de eventos en un hotel para la celebración de una boda o cualquier otro evento es que se puede disponer de todo a mano, es decir, las personas protagonista del mismo podrán preparase en el propio lugar de celebración y no será necesario estar acudiendo de un lugar a otro para la peluquería, el maquillaje…, minimizando los desplazamientos, y por tanto incrementando la comodidad.
• El poder disponer de alojamiento en el propio lugar de celebración es una de sus principales ventajas, sobre todo en el caso de que haya invitados o asistentes que vivan lejos del evento, ya que podrán hacer noche en el propio hotel.
• La organización del evento es mucho más sencilla, ya que tanto la decoración como otros aspectos relacionados como el catering se pueden organizar, si así se desea, con el propio hotel, que en muchos casos cuenta incluso con un equipo destinado a los eventos y la planificación de bodas. Esto hace que no haya que preocuparse por algunos detalles como la iluminación, los adornos florales… si el propio hotel se encarga de ello.
• Los hoteles suelen contar con buenos chefs, que además están preparados y acostumbrados a cocinar para muchos comensales, por lo que, aunque los menús pueden variar de forma considerable de unos a otros, lo normal es que se ofrezca un buen servicio.

Desventajas

• Una de las desventajas más destacadas de llevar a cabo una celebración en el salón de eventos de un hotel en lugar de en otro espacio es la posibilidad de personalizar por completo el evento de acuerdo a los gustos del organizador. Esto es debido a que los hoteles, por lo general, ofrecen diferentes opciones y tan solo se debe elegir entre las disponibles, minimizando así las posibilidades de poder crear un evento o celebración que logre distinguirse de otros, que puede llegar a ser tu objetivo, sobre todo en el caso de celebraciones especiales como una boda.
• Por otro lado, los hoteles cuentan con zonas comunes para todos los huéspedes, por lo que es altamente probable que el día de tu evento te encuentres con personas por el hotel que son ajenas al mismo, lo que puede resultar en un problema a la hora de hacer fotos en determinados lugares del mismo, que pueden estar concurridos por otras personas. Además, se puede dar el caso de que se esté celebrando otro evento en el mismo hotel y esto pueda incluso crear confusión entre los invitados.
• Los precios de los hoteles suelen estar por encima del coste que tendría realizar el evento en otros salones para eventos, sobre todo si has apostado por acudir a un hotel de lujo.
• La duración del evento suele ser más corto en el caso de los hoteles, sobre todo si se trata de alguna celebración nocturna, algo que va directamente relacionado con el no molestar al resto de huéspedes. Esto puede llegar a resultar un gran problema, por lo que es aconsejable informarse debidamente de las horas límite dentro del horario para la celebración.

Centros de convención

Por lo general los centros de convención son lugares que cuentan con un gran espacio para la celebración de eventos, lo que hace posibilita que puedan dar cobijo a una gran cantidad de personas. Además, una de sus grandes ventajas radica en que disponen de la infraestructura y medios necesarios para poder crear diferentes áreas dentro del mismo, como puede ser un lugar destinado a la recepción de los visitantes, otra zona para la entrega de material, otra zona para actividades, etcétera.

Al ser salones para eventos que ya están pensados para la celebración de grandes eventos y presentaciones, es muy probable que ya cuenten con un escenario y un equipamiento audiovisual con el que trabajar, aunque en algunos casos se solicitará al cliente que sea el encargado de instalar sus propios equipos.

Otro de los puntos fuertes de este tipo de lugares es el aparcamiento del que disponen, que acostumbra a ser lo suficientemente grande como para poder recibir una gran afluencia de personas.

Los centros de convención se recomiendan de cara a la celebración de reuniones, ferias, exhibiciones, convenciones y otros eventos especiales, principalmente aquellos en los que le número de visitantes o invitados va a ser muy elevado.

Salas de banquetes

Las salas de banquetes son los lugares más aconsejables para llevar a cabo eventos familiares, como es el caso de recepciones, fiestas de compromiso o una boda a la que no vayan a acudir una gran cantidad de invitados.

En este caso lo habitual es que cuenten con un servicio de catering propio, que se obliga a contratar, aunque hay otros casos en los que es posible rentar o alquilar tan solo el propio local y dejar el servicio de catering en manos de una empresa externa, algo que nos puede beneficiar si buscamos un tipo de catering específico.

Lo mismo ocurre con el servicio de decoración, que algunos de estos salones de banquetes ofrecen y obligan a contratar con ellos. Por este motivo es aconsejable que compruebes los servicios que ofrecen.

Centros de retiro

Los centros de retiro pueden ser una gran opción en el caso de que busques salones para eventos para la celebración de eventos familiares o de empresa en los que requieras de una mayor privacidad, siendo habitual que puedas encontrar diferentes actividades y ambientes para los invitados.

Este tipo de lugares acostumbran a ser los encargados de organizar todo el evento en cuestión si así lo decides, haciendo que pueda ser mucho más cómodo y sencillo llevar a cabo el mismo.

Los centros de retiro se recomiendan para quienes quieren organizar reencuentros, conferencias privadas o reuniones informales, así como cualquier evento familiar, de carácter más privado.

Centros de conferencia

Los centros de conferencia son similares a los de convención de los que ya hemos hablado, siendo una opción a tener en cuenta para quienes buscan un salón de fiestas que, además de todas las ventajas que llevaban asociados los centros de convención se les añada el alojamiento, que está disponible como servicio en algunos de ellos.

De igual forma, este tipo de salones son recomendados para llevar a cabo diferentes actividades y eventos como entregas de premios, eventos relacionados con la caridad, conferencias de prensa, lanzamiento de productos o marcas, presentaciones de eventos, etcétera.

Resorts

Si lo que buscas es un salón de eventos o salones para fiestas en los que puedas relajarte por completo junto a tus invitados o los asistentes a un evento, los resorts con el lugar ideal para todos esos eventos informales, como pueden ser, por ejemplo, fiestas para dar entregas de reconocimiento a empleados, entre otros muchos tipos de eventos diferentes.

Los resorts acostumbran a contar con diferentes espacios que se adaptan a cada ocasión y cada cliente para hacer que cada evento o celebración pueda ser único, con un alto grado de personalización.

En ocasiones puede darse el caso de que haya más de una celebración, si bien en otros casos se podrá gozar de la exclusividad de contar con todo el resort a su disposición para hacer que la estancia sea aún más placentera.

Fincas

Las fincas ofrecen muchas posibilidades como salones para eventos en exterior, siendo aptas tanto para la celebración de bodas y otras ceremonias como para llevar a cabo celebraciones de carácter empresarial o fiestas de cualquier tipo.

Para ello se debe valorar en primer lugar el tamaño de la finca y la capacidad de la que esta disponga, siendo aconsejable que se cuente con un espacio amplio en comparación al número de asistentes y que disponga de un bonito jardín en el que esté cuidado hasta el más mínimo detalle, siendo la decoración y la ambientación uno de los aspectos más destacados de este tipo de salones para fiestas por las grandes posibilidades que ofrece.

Las fincas pueden ofrecer una mayor seguridad y privacidad que otro tipo de lugres para la celebración de eventos, lo que hace que sea la opción preferida por muchas personas. De esta manera todos los asistentes pueden estar totalmente a gusto sin preocuparse por otra boda que se esté celebrando al mismo tiempo o cualquier persona externa que pueda molestarles, como sí ocurre en algunos de los otros espacios destinados a la celebración de eventos.

En este tipo de lugares, es habitual que el catering pueda correr por cuenta del organizador del evento y que no se obligue a hacer uso de su servicio de catering, del que no todos disponen. De todas formas, este debe ser un asunto a consultar con la finca en cuestión. De igual forma tienes que informarte de todos los servicios de los que disponga para el evento y que puedan ser útiles para los asistentes, como es, por ejemplo, el disponer de un aparcamiento privado.